Blog

  2. O nás
  3. Blog
  4. 10 důvodů, proč přejít na paperless kancelář

10 důvodů, proč přejít na paperless kancelář

10 důvodů, proč přejít na paperless kancelář

Vše se dá shrnout pod jeden klíčový důvod: ÚSPORY, a to v činnostech, o kterých si myslíte, že je ke svému podnikání potřebujete.

Poznejte výhody bezpapírové kanceláře

Úspora času

Oběh papírové dokumentace po firmě trvá mnohem déle než digitální oběh. Ale s modulem ZAKÁZKOVÝ SYSTÉM v  MYSMARTPLACE máte dokumenty po celou dobu pod kontrolou a zajistíte i potřebné schvalovací procesy.

Úspora lidských zdrojů

Pokud obíhají dokumenty v papírové podobě, dělá se z nich na mnoha místech ve firmě určitá evidence. Každé pracoviště totiž potřebuje jen vybranou část dokumentů, kterou si opíše, a následně podklady pošle zase dál. Rozhodnete-li se však pro digitalizaci, už nikde nic přepisovat nebudete muset. Dochází tak nejen k úsporám času, ale také lidských zdrojů.

Značně pomoci vám mohou moduly z naší nabídky. V každém modulu si vyberete jen ty informace, které právě potřebujete. Ušetříte tak zhruba 50 % lidské kapacity, která i na odborných pozicích (s patřičným mzdovým ohodnocením), jako jsou například účetní, často představuje pouhé přepisování údajů.

Úspora nákladů v kontrolní činnosti

Při digitalizaci a oběhu dokladů prostřednictvím našich aplikací je systém controllingu snadný a efektivní. Navíc probíhá kontinuálně, takže žádné oddělení nemusí být v režimu mimo provoz, protože připravuje podklady pro audit či kontrolu ze strany veřejné správy

Úspora prostor a snížení nájmů

Digitální archivy vyjdou levněji než náklady na skladovací prostory pro potřeby archivace dokumentů. Snadno a rychle se v nich vyhledává, odpadají náklady na dopravu.

Úspora nákladů v archivaci a skartaci dokumentů

Digitální archivy je třeba v souladu s archivačním a skartačním řádem udržovat v provozu schopném stavu. Ale archivace v digitální podobě je mnohem jednodušší a rychlejší. Vyhození vyřazeného dokumentu do digitálního koše je jedním klikem, oproti tomu skartování či evidovaná likvidace je časově i finančně náročnější.

Úspora lidské energie

Také jste už hledali ztracenou fakturu nebo smlouvu? V případě digitalizovaných dokument stačí jen několik kliknutí a vy hned víte, kde se dokument nachází, kdo a kdy ho schválil a zda ho každé pracoviště zpracovalo, jak mělo.

Snížení konfliktních situací na minimum

Když se nějaký papír ztratí, tak se vždycky složitě řeší, kdo za to může. S digitálním oběhem dokumentů si ušetříte nejen spoustu interních vyšetřování, ale zlepší se i odpovědnost pracovníků a mezilidské vztahy na pracovišti.

Úspora času, který musíte strávit v kanceláři

V digitálním režimu můžete pracovat odkudkoli a kdykoli. Takže se klidně posadíte doma pod rozkvetlou jabloň a během pár minut vyřídíte to, kvůli čemu byste museli normálně jet do kanceláře.

Omezení stresových situací

Příprava na kontrolu z finanční správy či správy sociálního zabezpečení, hledání podkladů pro soudní řízení či dohadování s dodavatelem, to všechno zabere při papírových archivech spoustu času a energie, a hlavně vede ke stresovým situacím.

Omezení stresových situací.

V MySmartplace najdete vše rychle, jednoduše, a ještě můžete dokumentaci elektronicky předat jak kontrolním orgánům, tak i soudu či obchodním partnerům. Podle zákona o právu na digitální služby č. 12/2020 Sb. musí stát do roku 2025 digitalizovat všechny své služby, a umožnit tak fyzickým i právnickým osobám komunikovat s úřady přes internet.

Úspora režijních nákladů

Pokud omezíte rozsah své firemní papírové dokumentace, tak dojde k úsporám režijních nákladů, jako je nákup kancelářských papírů, šanonů, svorek, a dalších kancelářských potřeb. Také ušetříte na tonerech a opotřebení tiskáren.

I digitální dokumenty s sebou samozřejmě nesou určité náklady, jako jsou například ty vztahující se k objemu ukládaných dat či licence k potřebným softwarovým nástrojům. Tyto náklady však můžete regulovat a spravovat mnohem jednodušeji než samotné nákupy kancelářských potřeb.

Přechod na paperless kancelář povede k úsporám v back office nákladech v rozsahu cca 50 % a při dobrém nastavení i více. Ušetřené prostředky pak můžete investovat do dalšího rozvoje svých podnikatelských aktivit.

Jakým prvním krokem začít?

I malé změny dokážou udělat velký rozdíl a přechod k paperless kanceláři je jednou z nich. Přesvědčily se o tom již mnohé banky, pojišťovny, energetické společnosti aj., které by vzhledem k množství klientských dokumentů byly po nějaké době zcela zahlceny papíry. Přechod na paperless kancelář je přitom poměrně jednoduché, stačí se řídit podle následujících 6 kroků:

1. Buďte svým zaměstnancům příkladem

Mnoho podniků uvedlo, že jedním z hlavních důvodů, který jim k přechodu brání, je nedostatek iniciativy ze strany managementu, kteří pracovníky nejsou schopni vybavit potřebnými nástroji. Je tedy na místě, abyste se této role ujali právě vy, a pomohli svým zaměstnancům jednak zvýšit produktivitu práce, jednak jim pracovní prostředí o něco zpříjemnit.

V prvé řadě je třeba stanovit cíle, a to jak pro společnost jako celek, tak pro jednotlivá oddělení. Tím bude celý proces „reálnější“ a zaměstnanci budou vědět, o co vlastně usilují. V tomto ohledu lze za splnění cíle implementovat také program odměn, jenž může působit jako dobrá motivace.

Cíle si však stanovte i sami pro sebe; budete-li „propagovat“ myšlenku paperless kanceláře a přitom budete zavaleni až po krk papíry, zaměstnanci vás pravděpodobně nebudou brát vážně.

2. Ujistěte se, že všichni jsou si vědomi významu paperless kanceláře

Ať jste sebelepším příkladem toho, jak provoz paperless kanceláře může vypadat, nepoučíte-li o jejím smyslu a významu své zaměstnance, nebudou vás následovat. Jak toho docílit?

Vyzvedněte výhody řešení

Demonstrujte svým zaměstnancům, kolik času, energie a úsilí dokážou ušetřit pro jiné činnosti, a být tak mnohem produktivnější.

Zmírněte jejich obavy spojené s přechodem na paperless kancelář

V souvislosti s přechodem na paperless kancelář mívají zaměstnanci strach, že budou méně schopni dodržovat právní předpisy, a rovněž se obávají bezpečnostních rizik. Faktem však je, že míra zabezpečení digitálních dokumentů je díky mnoha dostupným (a spolehlivým) softwarům naopak vyšší.

Vyzdvihněte benefity spjaté se zákaznickým servisem

V současné době mnoho zákazníků preferuje elektronickou komunikaci. Důvodem jsou především časové úspory a úroveň zabezpečení. Budou-li tedy pracovníci zákaznického servisu s klienty komunikovat tímto způsobem, mohou se těšit na brzký nárůst zákaznické spokojenosti.

3. Opravdová transformace může začít

Poté, co jste si nastavili cíle a zapojili zaměstnance, je třeba začít s reálným přechodem. V prvé řadě bude potřeba naskenovat dokumenty, jež máte ve fyzické podobě.

Klíčem k úspěchu je jejich organizace, kdy např. každému oddělení dáte na starost tu část dokumentů, která se týká právě jeho. Přitom je samozřejmě třeba nastavit určitý systém skenování (podle klienta, podle roku atp.).

  • Dále je také potřeba stanovit datum, do nějž mají být dokumenty skenovány. Všechny dokumenty z dřívější doby nařiďte skartovat (samozřejmě jen ty, které už nebudete potřebovat).

  • Dejte svým zaměstnancům deadline, do kdy mají být s prací hotovi, a následně si s jednotlivými odděleními proces vyhodnoťte.

4. Pořiďte si adekvátní software splňující vaše požadavky

Na trhu existuje celá řada SW řešení určených pro potřeby digitalizace. Jak si z nich vybrat? Udělejte si soupis prvků, které budete v systému nutně potřebovat (jako je například záloha dat, sdílení dokumentů, neomezený počet uživatelů aj.) a také zohledněte rozpočet, který na jeho pořízení máte.

Pokuste se najít co nejvíce bezplatných zkušebních verzí, díky nimž si práci se systémem vyzkoušíte a uvidíte, jak by se vám s ním potenciálně pracovalo. Software by přitom bylo vhodné testovat i spolu s ostatními zaměstnanci, kteří vám alespoň ihned poskytnou zpětnou vazbu (a ne až tehdy, kdy už SW zakoupíte).

5. Pověřte a proškolte důvěryhodné zaměstnance

Otestovat příslušný software je jedna věc, důkladně proškolení zaměstnanců druhá. Není třeba školit veškeré pracovníky, ale pouze ty, kteří budou se systémem reálně pracovat. Zajisté netřeba zmiňovat, že by mělo jít i důvěryhodné osoby, s nimiž nehrozí únik citlivých dat.

S dokumenty se přitom doporučuje nakládat retrospektivně, tzn. začít od nejnovějších, které již budou zpracovávány pouze digitálně, až po ty nejstarší, jež je třeba naskenovat. Mějte přitom na paměti, že po celou dobu je proces nutné důkladně plánovat a stanovovat termíny, aby zaměstnanci viděli, že se blíží k reálným cílům.

6. Zapojte své klienty

V případě, že zapojíte do procesu i své klienty, kteří s vámi následně mohou vše sdílet elektronicky (i s elektronickým podpisem), ušetříte ještě více času a peněz, než jste předpokládali. A kdo ví, třeba se jim myšlenka zalíbí na tolik, že na paperless kancelář přejdou také!

A nyní nezbývá nic jiného, než si užívat veškerých výhod „bytí paperless“.

Jak správně připravit na paperless vaše zaměstnance?

Jak již bylo zmíněno ve výše uvedeném návodu, klíčem k úspěchu je být zaměstnancům příkladem, seznámit je s veškerými výhodami paperless řešení a zmírnit jejich obavy. Obzvláště náročné bude přesvědčit zatvrzelé jedince, kteří bez papíru „nedají ani ránu“ a pro které jsou jakékoliv změny nutným zlem.

Je proto žádoucí mít připravený důkladně promyšlený plán a časový harmonogram činností, které jednak zajistí konzistentnost, a jednak u zaměstnanců vyvolají větší pochopení. Pokud jim ze dne na den nařídíte, aby ihned přestali tisknout, s pochopením se asi nesetkáte.

Co reálně očekávat od prvních měsíců po přechodu na paperless?

V prvních měsících lze samozřejmě očekávat poněkud vyšší administrativní zátěž v podobě skenování či skartování starších dokumentů, a také vyšší zátěž z hlediska personálního, kdy bude třeba zaměstnance proškolit k práci s novým systémem a celkově s reorganizací firemních procesů. Některé firmy si na management starších dokumentů někdy najímají i pomocnou sílu.

Po této úvodní fázi se však mnohým stávajícím pracovníkům kapacity naopak uvolní, neboť jim odpadnou některé rutinní činnosti, jako je právě tisk dokumentů. S tím je třeba počítat a už dopředu myslet na to, jak lidské zdroje efektivně alokovat.

Praktické tipy pro každodenní provoz paperless kanceláře

Ani přechod na paperless kancelář vám bohužel nezaručí, že veškeré dokumenty budete mít řádně „zaškatulkované“. Aby tomu tak bylo, je třeba se hned na začátku zamyslet nad organizací a strukturou vašich digitálních dokumentů, to znamená:

Stanovte si hlavní kategorie pro třídění dokumentů

Kategorie vytvořte dostatečně široké, aby byly schopny pojmout veškeré potřebné dokumenty. V opačném případě může dojít k tomu, že si zaměstnanci budou vytvářet další a další kategorie a z prvotně promyšleného způsobu organizace se stane chaos.

Zamyslete se nad hierarchií složek

Poté, co jste vytvořili hlavní kategorie, zvažte, jak bude vypadat váš strom dokumentů, resp. hierarchie složek. Ta vám umožní hlavní kategorie již více specifikovat, aniž by si ostatní následně museli tvořit složky nové.

Zvolte jednotnou konvenci pro pojmenování souborů

Vzhledem k tomu, že s řadou digitálních dokumentů budou pracovat různé týmy a jejich členové, je potřeba stanovit jednotný systém pojmenování souborů. Pokud by tomu tak nebylo, bylo by velmi problematické potřebné podklady dohledat.

Poskytněte všem zaměstnancům stejné informace

Jakmile jste s procesem organizace a strukturace elektronických dokumentů hotovi, informujte o tom své zaměstnance. Je přitom nutné, aby všichni dostali stejné (a zcela jasné) instrukce, jak se systémem pracovat, kde co najít atp. Bude-li se vám postupem času zdát, že pracovníci začínají poněkud tápat, pak nastal ten pravý čas na reorganizaci.

Další zajímavý obsah k tématu paperless kanceláře:

>> Zajímavý článek týkající se budoucnosti paperless kanceláří a nákladů spojených s tiskem dokumentů byl publikován na portále Entrepreneur Europe. Věděli jste třeba, že průměrný zaměstnanec ročně spotřebuje zhruba 10 000 listů papíru?

>> Obáváte-li se elektronické komunikace s veřejnou správou, zjistěte si více o možnosti eGovernment. Hodit se vám budou také informace týkající se elektronického podpisu či datových schránek.

>> Společnost Deloitte zabývající se především poradenstvím v oblasti financí poukazuje na to, že digitalizace dokumentů nahrává GDPR a urychluje návratnost investic.

>> Na stránkách SW firmy Adobe si můžete vyžádat webinář nesoucí název Přechod na bezpapírovou kancelář: Transformace finanční instituce pomocí elektronických podpisů a procesů pro digitální dokumenty, který vás do problematiky zasvětí ještě víc.