5 kroků digitalizace: Nebojte se využít veškerý potenciál, nevymýšlejte již vymyšlené a řezejte!
Digitalizace ve firmě je neodkladným procesem. I když ho oddalujete a bojíte se každé změny, víte, že se jí nakonec nevyhnete. Vše je možné si připravit v pěti jednoduchých krocích.
„Evoluce je vždy levnější a příjemnější než revoluce a revoluce, ke které na konec dojde kvůli odkládání, je často bolavá. Stojí peníze a čas, zastaví chod firmy, připraví vás o zaměstnance,“ říká Lucie Češpivová, majitelka S.M.A., a.s., která vyvinula MySmartplace coby chytrý software na správu kanceláře.
Digitalizace v pěti krocích
Jak byste tedy měli postupovat, abyste nevyhnutelnou digitalizaci zvládli v pohodě? Stačí pět kroků, díky nimž bude celý proces jednodušší, méně bolavý a vy již velmi brzy oceníte výsledek.
Pět kroků pro snazší chod firmy
1. Začněte od toho, co je jednoduché, ale dotkne se jen části firmy, ne celku. Můžete si vybrat oblast, která je pro vás klíčová. Pro zbytek firmy se nic nezmění, lidé nebudou v panice a získají čas se na další změny připravit. „Základem je vymyslet dobrý plána rozhodnout se, kterou agendou začít. Může to být personalistika, správa majetku – zkrátka to, co je pro vás momentálně klíčové a od čeho se odrazíte. Na jedné agendě si vaše rozhodnutí otestujte a pak se do toho pustíte naplno,“ doporučuje Lucie Češpivová.
2. Druhým krokem je roztřídění agendy. A s ním související uklidnění nervózních zaměstnanců. Je potřeba jim vysvětlit, že se nemusejí bát o práci. Naopak: Tím, že se nudná a opakovaná práce odstraní, zbyde další kapacita a vy máte v ruce eso. Můžete vymyslet, jak tuto nově nabytou kapacitu co nejlépe a nejefektivněji využít. Jaké jsou možnosti? Například můžete přestat s náborem lidí, nebo se můžete věnovat rozpoznání klíčových hráčů v týmu. Je to období, kdy zjistíte, kdo se hodí na jakou práci. Například lidé, kteří neradi pracují s digitálními technologiemi, se mohou výborně hodit na tvůrčí a kreativní činnost, nebo mohou být skvělými prodejci.
3. Čas na radikální řez. Třetím krokem je implementace změny. Projděte denní činnosti, kterým se vy i vaši zaměstnanci věnujete a vyberte ty, které se opakují, jdou automatizovat a mají nízkou přidanou hodnotu. Takové činnosti je načase z části zdigitalizovat a zbytečnosti zahodit. Je to podobné, jako jarní úklid anebo přebírání sezonního šatníku. Je potřeba zbavit se nepotřebného, aby změna fakticky odstartovala. Nejvíc se soustřeď na takové činnosti, kde odpověď na to proč je děláte stávajícím způsobem je „protože tak jsme to dělali vždycky“. To jsou jasní adepti k úklidu.
4. Stanovte cíle a pravidla. Kolik chcete ušetřit, co zrychlit a v jakém časovém úseku? Kdo má mít co na starosti? Jak činnosti skutečně zrealizovat? Všem těmto otázkám se budete muset podívat do očí a stanovit si dobrý plán. Nové pracovní postupy je dobré popsat tak, aby byla přenosná z člověka na člověka, tedy ze zaměstnance na zaměstnance. Příkladem jsou třeba záskoky za mateřskou, náhrada členů týmu v době dovolených, apod. „Musíte zkrátka využít know-how tak, aby se vyplatilo. Nevymýšlet pořád dokola to samé a již vymyšlené, nestavět znovu od základu pyramidu, která je již z poloviny zbudovaná. Musíte si vytvořit systém,“ pokračuje Češpivová.
5. Uvědomění si, že nikdy není konec. Jak by také mohl být konec, když žijeme v rychlé době, kde se věci mění každý den. A spolu s pokrokem se vyvíjejí i naše životy. A poslední rada na závěr? Pečujte o to, co jste si (ve skříni) uklidili. Pro udržení pořádku jsou digitální technologie tím nejlevnějším a nejfunkčnějším nástrojem, protože jinak budete muset stejný úklid dělat za rok znovu. Jděte na to chytře. Procesem jste už přece prošli, stačí ho jen udržovat. A s pevnými základy se budete moci soustředit na to co je důležité Váš obchodní růst.
Na závěr si tedy zopakujme, že rozhodnutí – definice – plán – realizace a pravidla jsou nejdůležitější části přechodu vaší firmy k digitalizaci, která je v dnešním světě nezbytná.