Zapomeňte na stohy papírů na stole. Digitální archiv je lepší než uklízečka

Digitalizace už proběhla – a vy jste si všechny potřebné dokumenty archivovali na jednom místě. Teď už budete vždycky vědět, kam pro ně sáhnout. Navíc je jedno odkud, máte je po ruce neustále.

Pokud vám to zní jako rajské tóny, pak byste měli vyzkoušet modul Digitální archiv chytré kanceláře MySmartplace.

Pokud patříte do staré školy, pak jste možná stále zvyklí si svou práci i jednotlivé dokumenty archivovat jen ve svém počítači. Pak ale přijde Den D nebo Náhoda N a vy můžete o všechno přijít.

S digitálním archivem nikoli. Nejen ve vaší firmě, ale v pracovním prostředí obecně vládnou agilita a efektivita. A proto, aby vládly dobře, je digitální archiv základním kamenem efektivní správy dokumentů.

Digitalizace se nemusíte bát! Podívejte se, jak ji snadno pochopit a přijmout. Píšeme o tom v našem blogu zde.

Zajímá vás věda? Zkuste naši alchymii

Modul Digitální archiv platformy MySmartplace není jen funkcí. S trochou nadsázky bychom mu mohli říkat moderní alchymista, který mění stohy papíru v digitální zlato. Přijetím tohoto modulu učiní společnosti zásadní krok k organizované, dostupné a nákladově efektivní strategii dokumentace.

Digitální archivace

Koncept kanceláře bez papíru, kdysi utopická vize, je nyní realitou díky řešením digitální archivace. Vzhledem k tomu, že svět rychle tíhne k digitálním řešením, je vlastnictví online archivu nejen pohodlné, ale přímo nezbytné.

Modul Digitální archiv je příkladem inteligentní archivace, která výrazně snižuje náklady spojené s tradičním ukládáním dokumentů a zajišťuje soulad se skartačními i archivačními předpisy.

Jednoduchý přístup a organizace

Rozhodně hodiny, ale někdy i dny přehrabování se v kartotékách a zásuvkách pracovního stolu jsou pryč. A pokud stále ještě váháte, proč přejít na bezpapírovou kancelář je výhra, přečtěte si našich 10 důvodů.

Digitální archiv v MySmartplace zahajuje éru, kdy je každý dokument pečlivě katalogizován a okamžitě dohledatelný. Tato digitální transformace nabízí přehlednou strukturu složek, která umožňuje systematické ukládání a cílené sdílení.

Výsledek? Pracovní prostor bez nepořádku a digitální úložiště, kde jsou dokumenty bezpečně uloženy a neustále po ruce.

 

Posílení týmů pomocí přístupu na míru

Každá organizace má své strážce informací a modul Digitální archiv tuto hierarchickou potřebu uznává. Tím, že MySmartplace nabízí přizpůsobitelné úrovně přístupu, zajišťuje, že zaměstnanci mají k dispozici správné nástroje, ať už pro úpravy, nebo pouhé čtení.

Tento na míru upravený přístup bude jednou naprostou samozřejmostí. Jedině tak totiž lze dokumenty bezpečně sdílet i s externími partnery nebo klienty, což zvyšuje úroveň spolupráce při zachování kontroly a důvěrnosti. A bezpečnosti, samozřejmě.

Bezproblémový vstup do vaší digitální pokladny

MySmartplace neukládá dokumenty pouze digitálně, ale skutečně je archivuje. Intuitivní rozhraní platformy umožňuje bezproblémové vkládání dokumentů do vašeho digitálního trezoru. Díky systematickému roztřídění a logickému uspořádání každého souboru je tentam myšlenkový nepořádek spojený s pamatováním si, kde se co nachází.

Modul Digitální archiv funguje jako robustní organizační paměť nebo mega USB, kde je vyhledávání dokumentů rychlé a nekomplikované.

Budoucnost je teď: Bezpapírová realita

Přechod na digitální archiv je dalším krokem vpřed. Se systémem MySmartplace přijímáte nejen systém, který přináší okamžité výhody z hlediska úspory místa a nákladů, ale také investujete do strategie, která je v souladu s celosvětovými trendy směrem k udržitelnosti a digitální integraci. 

Digitální archiv je základem chytré kanceláře, kde správa dokumentů není povinností, ale zefektivněným, automatizovaným procesem, který zvyšuje produktivitu. Revoluce ve vaší vlastní kanceláři se nebojte. Přečtěte si náš blog.

Je příslibem chytřejšího, organizovanějšího a dostupnějšího světa, kde je každý dokument vzdálen na jedno kliknutí. 

S modulem Digitální archiv zajistí systém MySmartplace, že vaše firma nejen drží krok s dobou, ale také udává tempo inovací a efektivity ve správě dokumentů.

Jinak uklidit si můžete i jinak. Třeba v mailu.

(Úvodní foto: Freepik / Freepik, Public domain, foto v textu: kues 1 / Freepik, Public domain)